Informationsmanagement

Mitarbeitende in öffentlichen Verwaltungen gehen täglich mit Informationen und verschiedensten Dokumenten um (Korrespondenzen, Berichte, Stellungnahmen, Grundlagendokumente usw.). Eine einheitliche und klar strukturierte Dossierführung sowie vollständige und nachvollziehbare Geschäfte sind in der zunehmend digitalen Welt eine Voraussetzung für nachvollziehbare Entscheidungen in der Verwaltung.

Informationsmanagement

Informationsmanagement stellt die richtige Information zur richtigen Zeit am richtigen Ort für den richtigen Benutzer in der richtigen Qualität sicher. Informationsmanagement umfasst die die Bereiche Records Management (Verwaltung von Geschäftsunterlagen) und Wissensmanagement (Wie kann Wissen optimal unter den Mitarbeitenden geteilt, genutzt, vermehrt und erhalten werden?).

Informationen müssen rechtskonform und geordnet verwaltet werden. Alle Unterlagen, die für ein Geschäft relevant sind, müssen in diesem vollständig vorhanden sein. So ist das Verwaltungshandeln nachvollziehbar.

Eine elektronische Informationsverwaltung kombiniert mit einem systematischen Records Management ergibt einen erheblichen Mehrwert für die Bevölkerung:

• Bessere Effizienz und Zusammenarbeit innerhalb der öffentlichen Verwaltung (inkl. Wissensmanagement) und dadurch schnellere Abläufe und Entscheidungen,
• Good Governance: Verwaltungstransparenz (Nachvollziehbarkeit von Verwaltungsvorgängen), Partizipation (Austausch mit der Bevölkerung), Rechtssicherheit, Vermeidung von Willkür und Korruption,
• Ermöglichung von E-Government (elektronische Behördenleistungen wie vereinfachte elektronische Bewilligungs-, Antrags- und Meldeverfahren ) ,
• Grundlage für die digitale Archivierung (Zugang für Bevölkerung zu Informationen / Öffentlichkeitsprinzip, Rechtssicherheit, Grundlage für historische Forschung).

Elektronische Informationsverwaltung

Im Rahmen des Projekts «eGever» Riehen wurde verwaltungsweit eine flächendeckende elektronische Geschäftsverwaltung (GEVER-System) eingeführt.
Bei der Gemeinde Riehen werden alle neuen Geschäfte vollständig in einer elektronischen Geschäftsverwaltung (GEVER) geführt (ausgenommen Fachapplikationen und Datenbanken).
Mit der elektronischen Geschäftsverwaltung, einem systematischen Records Management und der regelmässigen Prüfung, ob die Vorgaben eingehalten werden (Records Management Controlling, kontinuierlicher Verbesserungsprozess), gehört die Gemeinde Riehen zu den führenden Schweizer Gemeindeverwaltungen im Bereich der elektronischen Geschäftsverwaltung.
Die Einführung einer elektronischen Geschäftsverwaltung ist eine zentrale Voraussetzung für die Abwicklung von internen elektronischen Behördengeschäften und elektronischen Behördendienstleistungen für die Bevölkerung (E-Government).
Alle Mitarbeitenden der Gemeinde Riehen sind verpflichtet, ihre Dossiers mit der elektronischen Geschäftsverwaltung (GEVER) zu führen.

Records Management

Für die Verwaltung von Dokumenten und Geschäften stellt der Fachbereich Records Management den Mitarbeitenden Richtlinien und Vorgaben (Organisationsvorschriften) sowie Tools zur Verfügung:

• Beratung und Support der Mitarbeitenden während des gesamten Lebenszyklus der Unterlagen (von der Entstehung der Dokumente bis zur Archivierung),
• Beratung und Support im Umgang mit dem GEVER-System,
• Qualitätssicherung / Kontinuierlicher Verbesserungsprozess,
• Schulung/ Weiterbildung,
• Analoge und digitale Langzeitarchivierung.

Zusammenarbeit Records Management Kanton Basel-Stadt

Im Oktober 2017 verabschiedete der Regierungsrat Basel-Stadt die Records Management-Strategie 2017-2024, in der alle Departemente und die Gemeinden Instrumente für Records Management erarbeiten sollten, um eine Basis für die digitale Transformation in der Verwaltung zu schaffen.

Der Records Manager der Gemeinde Riehen begleitete das Programm Records Management BS (2018-2022) bei der Grundlagenerarbeitung und pflegt einen regelmässigen Austausch mit der Fachstelle Informationsverwaltung des Kantons BS, den Leitenden Records Management in öffentlichen Organen des Kantons BS und der Records Management-Community Basel-Stadt.